Em um ambiente corporativo que se desenvolve mais a cada dia, as mudanças são constantes e a sua empresa precisa se adequar. Somente dessa forma obterá algum diferencial que a torne mais competitiva para o mercado. A tecnologia tem grande importância nessa busca já que novidades são lançadas com frequência e muitas delas podem auxiliar bastante.
Certamente você já percebeu a infinidade de softwares e sistemas tecnológicos que podem ajudar a gestão administrativa a organizar melhor a empresa e controlar aspectos normalmente confusos, que podem gerar sérios problemas quando fora de controle. Um bom exemplo disso são os ECMs (Enterprise Content Management), ou seja, gestão de conteúdos, ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos de um negócio.
Um dos fatores mais importantes dentro de uma empresa é a comunicação interna. Você já deve ter passado por situações em que problemas surgiram simplesmente por causa da comunicação ineficaz, e sabe a importância disso. Quando os funcionários de uma empresa não possuem meios de comunicação eficientes os processos internos acabam sendo bastante prejudicados, inclusive com a perda de informações e documentos importantes.
O setor de comunicação precisa ser visto como fator estratégico nas empresas. A colaboração dos funcionários é essencial para o bom funcionamento do negócio e eles precisam ter meios que facilitem esse processo, criando um ambiente de confiança que favoreça o compartilhamento e a superação de desafios.
E diante de tantos recursos disponíveis, uma das ferramentas mais acessíveis e eficientes é a Intranet que proporciona muito mais agilidade e aproxima os colaboradores, mesmo que eles não estejam fisicamente no mesmo lugar.
O que é Intranet?
São redes corporativas, internas, muito úteis para a troca de informações, muitas vezes através da realização de chats e fóruns. Muitas pessoas acreditam (talvez você seja uma delas!) que a intranet é uma ferramenta específica para quem trabalha com tecnologia. Mas essas pessoas estão enganadas. A intranet é uma rede de comunicação interna que pode ser acessada de lugares diferentes e por pessoas diferentes ao mesmo tempo, por exemplo, por diferentes setores ou filiais de uma mesma empresa.
Quais são os benefícios?
Os principais benefícios são:
- Reduz custos e despesas: o uso de papel é reduzido drasticamente já que tudo pode ser digitalizado e enviado de maneira virtual com segurança. Além disso, com a atualização online todas as informações se tornam acessíveis imediatamente para consulta e ficam disponíveis a qualquer hora, não sendo necessário imprimir. Outra grande economia é com os gastos com telefone, que podem ser substituídos por chats.
- Facilita o compartilhamento de informações entre funcionários: com recursos disponíveis de armazenamento em nuvem é possível compartilhar qualquer informação importante, facilitando assim o cotidiano dos funcionários.
- Facilita a comunicação da empresa com os funcionários: para empresas que possuem muitos funcionários, ou mesmo filiais, um dos grandes problemas é a compartilhamento de informações gerenciais com os funcionários, e através da intranet a informação pode ser divulgada e se tornar acessível a todos os colaboradores da mesma maneira, partindo de uma mesma fonte e com agilidade.
- Proporciona mais segurança: o armazenamento em nuvem garante a segurança das informações e o acesso de usuários é realizado apenas através de login e senha própria e, normalmente, apenas em ambiente de trabalho.
- Proporciona maior agilidade na comunicação: facilidade e agilidade na comunicação deveriam ser os sobrenomes da tecnologia, não é mesmo. Com o uso de chats você evita ter que ligar para outros setores e ramais, muitas vezes sem conseguir. É possível enviar uma mensagem que ficará disponível para a pessoa e ela poderá retornar com a resposta tão logo esteja livre.
- Otimiza o tempo das atividades: quando você pode resolver tudo da sua própria mesa, de maneira muito mais rápida e simples, acaba sobrando tempo no seu dia e você pode utilizar esse tempo para adiantar outras tarefas ou se dedicar a atividades mais importantes para a empresa.
- Aumenta a produtividade: E quando você tem esse tempo mais livre, consegue se planejar melhor e otimizar o seu dia de trabalho, para que todo o processo interno funcione perfeitamente e evite o retrabalho ou mesmo erros na função.
Hoje em dia muitas empresas estão aderindo ao conceito de “traga o seu próprio dispositivo” (BYOD, sigla em inglês) e com isso o funcionários utilizam seus próprios equipamentos eletrônicos para se comunicar e trabalhar dentro ou fora da empresa. E para atender essa nova tendência utilizar sistemas como o SharePoint da Microsoft, irá maximizar a produtividade, eficiência e habilidade do funcionário.
Ter a própria intranet na sua empresa torna o plano de comunicação muito mais eficiente e adequado às necessidades do negócio e com isso, seus colaboradores poderão ser muito mais produtivos e melhorar os resultados da empresa.
