O que é Office VBA ?

Afinal, o que é VBA ?

VBA é a sigla para Visual Basic Application que é a linguagem de programação do Excel e outros programas do Office da Microsoft. Não sei se você sabe, mas dentro do seu Excel, Word, Access, Project, Visio há um editor de código VBA que permite que você crie programas utilizando as funcionalidades de cada aplicativo, basta digitar ALT+F11.

Se você faz algo como copiar a cotação do dólar de um site, colocar em uma planilha, criar uma coluna com uma formula ao lado convertendo o preço dos produtos pela cotação do dólar, formatar com as cores da empresa e gerar um pdf para enviar para uma lista de contatos. Tudo isso é possível fazer com somente um clique após realizar a programação.

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Quando usar o Excel e o Access VBA ?

Só porque certos processos têm funcionado aos trancos e barrancos não significa que não devam ser melhorados. Na maioria das empresas que visitamos, muitas delas que passam uma imagem de modernidade e eficiência, é corriqueiro encontrar departamentos utilizando métodos de trabalho inacreditavelmente ineficientes e poucos seguros.

Geralmente no CORE de seu negócio a empresa investe em softwares robustos e tudo tende a andar banda, mas todos os processos marginais que também são importantes para o dia à dia da empresa é fácil encontrar um festival de horas desperdiçadas com processos repetitivos, utilizando muitas vezes mão de obra cara para isso. Um Engenheiro que deveria estar cuidando de um projeto levando dias para formatar informações consolidadas de cronogramas ou um Analista de Supply Chain, copiando dados do ERP e cruzando diversas planilhas com previsões de vendas, ou mesmo o pessoal do RH coletando muitas informações em planilhas para saber o custo efetivo da folha, pois há muitos elementos que não estão na folha de RH como reembolsos, premiações etc.

Você provavelmente usa ou recebe algum tipo de planilha que faz parte importante do seu negócio e impactado por processos feitos em planilhas que você provavelmente pensa que na verdade é feito por um algum software sofisticado, mas não é.

O problema que o Excel é uma ferramenta fantástica, mas bastante livre. Então quando você está começando um novo processo o Excel dá conta do recado, mas conforme as coisas crescem e você precisa mudar a análise de centenas para milhares de informações, quando mais pessoas dependem da mesma planilha e ela tem que ser  atualizada periodicamente, quando você tem que abrir um novo período de análise copiando a planilha anterior e ajustando formulas, você  certamente está caminhando na beira de um penhasco, porque muitas vezes a planilha irá fornecer uma informação super importante que vai determinar uma decisão de negócio ou irá ser um número oficial importante que afetará sua relação com os investidores ou com o fisco e uma simples fórmula colada no lugar errado pode distorcer completamente o número.

O fato é que é impossível criar um sistema personalizado robusto para cada processo da empresa, tanto o custo de implantação como o custo de manutenção iriam drenar grande parte da verba disponível para investimentos nas áreas core do seu negócio e o VBA resolve justamente essa lacuna cuidando da transição entre um processo 100% manual até a chegada de um software oficial da empresa.

Uma dica importante que dou é quando você percebe que uma planilha, ou banco de dados Access feito dentro da empresa passa a se tornar um elemento obrigatório, oficial e recorrente na operação de um departamento, então é importante chamar um especialista em Office VBA para transformar sua planilha em uma Sistema Excel ou Access VBA seguro, fácil de operar e conectado às fontes de dados, acabando com esta história de copiar dados de um sistema e colar no outro e ir ajustando as fórmulas.

E você não precisa gastar uma grande quantidade de dinheiro atualizando um sistema de software. O Excel e Access VBA se comportam como um software mas sem ser um software. Claro que eles tem alguns pontos fracos e quando um processo se tornar muito grande a performance também não será atendida pelo Office mas te dará um bom folego de alguns meses ou anos que ajudará até mesmo a ver se adquirir um software será mesmo necessário no futuro e o uso do sistema em VBA trará ensinamentos valiosos sobre o que dá ou não da certo no seu processo atual.